Manajemen Waktu yang Efektif

Kembali lagi pada kesempatan ini saya menyadur artikel  “Efective Time Management” dari KellyServices. Sebuah artikel yang sepertinya sangat “mengena” untuk diri saya sendiri🙂 Semoga bermanfaat pula untuk anda.


Jika anda adalah seseorang yang sepertinya tidak pernah memiliki waktu yang cukup dalam hidup ini dan anda merasa seperti “berkejar-kejaran” dengan diri anda sendiri, maka panduan sederhana ini tepat untuk anda. Mempelajari bagaimana untuk menghemat waktu dan menggunakannya secara efektif – terutama di dunia kerja – adalah kunci sukses dalam seluruh performa anda. Mengembangkan teknik dan strategi yang membantu anda mengatur waktu kerja secara efektif, pada gilirannya nanti akan menurunkan berbagai tekanan di diri anda dan anda pun akan dapat menyediakan waktu untuk diri sendiri. Dengan perencanaan waktu yang tepat, anda dapat membuat waktulah yang akan bekerja untuk anda dan bukanlah anda sebagai “budak” darinya.

Di kantor.

Banyak dari kita bekerja di lingkungan perkantoran berupa petak-petak ruang yang rapat hingga ruang kerja tunggal untuk seorang pekerja mandiri. Apapun lingkungan kerja anda, pastikan bahwa tempat tersebut tertata rapi. Bahan-bahan dan peralatan yang sering anda gunakan, tempatkanlah dekat anda. Pencahayaan ruangan yang bagus akan dapat menghindarkan sakit kepala dan ketegangan mata – jika mampu, pertimbangkan lampu meja. Pastikan bahwa kursi anda dirancang dengan baik dan tidak menimbulkan sakit punggung dan meja anda memberikan ruang yang cukup lapang untuk anda dan peralatan kerja.

Di meja kerja anda.

Pandanglah meja anda tatkala duduk di depannya. Jika meja tersebut dipenuhi kertas-kertas, surat-surat dan tumpukan map, maka anda akan merasa “tertimbun” olehnya, sehingga andapun akan menjadi tegang dan frustasi. Ini juga berarti bahwa anda akan lebih lama menemukan benda-benda yang anda cari dan bahwa pekerjaan yang anda jalankan tidak diprioritaskan secara tepat. Jadi rapikanlah dan jagalah kebersihannya. Cobalah untuk menjaga meja anda bersih dari kertas-kertas dan kembangkan kebiasaan untuk berkonsentrasi pada satu hal setiap waktu untuk mengerjakannya dengan baik.

Pekerjaan tulis menulis.

Di samping kemajuan dalam teknologi perkantoran, kita sebenarnya masih menghasilkan tumpukan kertas-kertas kerja. Untuk memastikan bahwa anda tidak “tenggelam” karenanya, cobalah untuk menggolongkannya ke dalam kategori Aksi, Informasi, Bacaan dan Kertas Buangan. Segala hal yang dapat dilakukan dengan cepat dan sederhana – segeralah lakukan – pendekatan positif ini tidak hanya akan membuat anda lebih efektif namun juga akan membuat serasa “diatas” pekerjaan anda.

Saat anda menulis, cobalah untuk membuat pekerjaan tulis menulis anda tetap jelas, ringkas dan sependek mungkin. Ingatlah bahwa ada beberapa ide bagus antara lain, cara termudah dan terbaik untuk mempresentasikan ide-ide tersebut adalah dengan menekankan maksud-maksud anda dalam urutan logis melalui kemampuan presentasi anda hingga menghasilkan efek yang baik. Tujuan anda seharusnya adalah untuk menangani pekerjaan tulis menulis tersebut cukup sekali.

Komunikasi.

Selain kemajuan pesat dalam sistem komunikasi perusahaan, dari telepon genggam hingga fasilitas email, komunikasi yang buruk masih disebut sebagai masalah utama dalam banyak perusahaan.
Mengembangkan jalur-jalur komunikasi yang positif dengan para kolega dalam segala tingkatan adalah sesuatu yang penting. Membiarkan mereka mengetahui informasi yang mereka butuhkan, demikian pula sebaliknya, akan dapat menghemat banyak waktu dan energi. Ingatlah untuk menyalin data-data personel yang tepat di dalam memo dan email, dan berikan orang-orang waktu yang cukup untuk meresponnya.

Jika perusahaan anda memiliki sistim email internal, pergunakanlah sesering mungkin. Layanan ini menyediakan metode komunikasi yang sangat cepat, efisien dan hemat biaya, dan menghindarkan anda dari masalah-masalah yang diakibatkan oleh ketidakmampuan melakukan kontak dengan rekan kerja. Berhati-hatilah, bahwa menggunakan email tidak berarti anda tidak berbicara dengan seseorang – justru inilah bentuk paling efektif dari sebuah komunikasi! Menelepon di sisi lain menuntut respon instan, jadi adalah sebuah ide bagus untuk merencanakannya terlebih dahulu. Sebelum anda menelepon, rencanakan apa yang akan anda katakan atau ingin ketahui, dan cobalah untuk menjaga pembicaraan sesingkat mungkin dan langsung pada sasaran. Jika anda tidak yakin berapa waktu selama ini yang sudah dihabiskan untuk menelepon, cobalah mencatatnya dalam sehari dan anda mungkin akan terkejut!

Memenuhi tenggat waktu.

Jika anda memiliki tenggat waktu yang harus segera dipenuhi, maka jadikan ini prioritas utama. Satu jam pekerjaan yang dilakukan dengan konsentrasi penuh adalah sebanding dengan empat jam pekerjaan yang terus-menerus diinterupsi. Biarkan orang-orang lain di kantor anda mengetahui bahwa anda (untuk sementara) tidak ingin diganggu dan jika memungkinkan aturlah agar panggilan telepon anda untuk dialihkan (Call Divert). Satu tip berguna adalah dengan mengatur waktu dalam buku harian anda, sediakan waktu yang bebas, lalu lakukan pekerjaan di ruang yang terpisah.

Mengatur pertemuan/rapat.

Seni dari pertemuan yang sukses adalah dengan terlebih dahulu merencanakan apa tujuan dari rapat tersebut, apakah ini sebuah pengarahan (briefing), negosiasi, mendiskusikan ide-ide atau rapat bagian/departemen terjadwal dengan agenda yang telah ditentukan. Apapun jenis rapatnya, adalah penting untuk sepakat dengan peserta rapat lainnya mengenai pengaturan waktunya, antara lain bahwa anda akan memulainya tepat waktu dan bekerja untuk memenuhi tenggat waktu yang disepakati, dan mengerjakan agenda yang spesifik dan tepat sasaran. Idealnya seseorang harus bertindak sebagai pemimpin rapat untuk menjaganya agar tepat waktu dan tetap fokus pada subjek. Catatan rapat (notulen) harus jelas dan singkat yang didalamnya mengandung informasi penting, seperti apakah sesuatu telah disetujui dan siapa yang harus mengerjakan sesuatu dan kapan waktu pengerjaannya. Sebelum setiap rapat terselenggara, tanyakan pada diri sendiri “Apakah rapat ini memang diperlukan?”

Menggunakan waktu terbaik anda.

Kita semua memiliki saat terbaik di dalam suatu hari dimana pada waktu itulah kita dapat menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang terbaik. Lakukan pekerjaan saat waktu terbaik tersebut tiba, dan gunakan waktu itu untuk menangani tugas-tugas yang paling menantang. Jika anda mengerjakan sesuatu dan tidak mengalami kemajuan apapun, istirahatlah sejenak. Jika anda masih mengalami kebuntuan, maka berikutnya cobalah untuk mengidentifikasi apa yang menghambat anda – apakah ini karena kekurangan informasi, lemahnya motivasi atau anda tidak begitu jelas apa yang anda coba raih? Mengenali akar-akar permasalahan ini secara positif akan sering memberikan solusi bagi anda.

Membuat catatan waktu.

Jika anda seperti terlalu lama berada dalam pekerjaan anda dan merasa anda tidak tahu bagaimana waktu telah berlalu, maka anda dapat mempertimbangkan untuk membuat catatan waktu selama seminggu sehingga anda dapat mengetahui dimana dan bagaimana anda menggunakan waktu tersebut. Anda mungkin akan terkejut dengan apa yang terlihat dalam catatan tersebut dan anda dapat menggunakannya sebagai dasar untuk membuat perubahan cara kerja anda dalam upaya meningkatkan efisiensi kerja.

Membuat rencana harian.

Dengan menggunakan jadwal atau agenda harian anda sebagai “alat bantuan pengingat”, buatlah daftar pekerjaan (To-do list) mengenai apa saja yang anda ingin raih dan apa yang anda miliki tiap malam untuk esok hari sebelum berangkat kerja. Tentukan skala prioritas berdasarkan urgensi dan tingkat kepentingannya. Kembangkan pula sistem yang nyaman untuk anda gunakan dan berhasil-guna bagi anda.

Targetkan untuk meraih tujuan sebanyak mungkin setiap hari namun tetaplah luwes sehingga anda dapat menangani tugas-tugas yang tidak terduga jika diperlukan.

Belajar untuk berkata “tidak”.

Efektifitas kerja tergantung dari seberapa banyak mengetahui mengenai apa yang tidak dikerjakan (oleh orang lain) sebagai apa yang dikerjakan (oleh anda). Belajar untuk tidak terlalu banyak berjanji dengan orang lain dan mengatakan “tidak” adalah kuncinya. Jika anda diminta untuk mengerjakan sebuah tugas dan anda tahu bahwa itu tidak akan dapat memenuhi tenggat waktu maka sungguhlah penting untuk mengemukakan fakta tersebut. Hindari untuk secara kabur mengatakan “Saya tidak begitu yakin” atau “Coba saya pikirkan dulu” atau hal yang terburuk adalah dengan tidak berkata apapun. Jelaskan pula alasan mengapa anda tidak dapat melakukannya. Lakukan negosiasi untuk pengaturan waktunya – misalnya dengan mengatakan “Maaf, saya tidak dapat mengerjakannya hari ini, namun saya akan tetap mengerjakannya besok atau selambat-lambatnya akhir minggu ini”. Jika pekerjaan tersebut sangat mendesak, maka diskusikan efek-efek samping yang ditimbulkannya dengan pimpinan atau rekan anda, sehingga tenggat waktu untuk pekerjaan lain tidak meleset. Belajar untuk berkata “tidak” sungguh tidaklah mudah – kita semua tentunya ingin orang lain berpikir positif mengenai diri kita, sehingga hal tersebut haruslah ditangani dengan cara yang baik.

Menentukan sasaran dan tujuan.

Usahakan apa yang anda ingin capai, kapan dan dengan cara bagaimana hal ini akan menjadi suatu landasan kerja berikutnya. Idealnya, sasaran-sasaran tersebut haruslah sespesifik mungkin, dapat diukur dan ditetapkan dalam jangka waktu tertentu. Tujuan-tujuan, mirip dengan sasaran, namun ini ditetapkan untuk jangka waktu yang lebih lama. Mengidentifikasinya dan selalu mengingatnya akan dapat menumbuhkan motivasi dan semangat.

Sumber:
KellyServices. “Effective Time Management”. 2008.


Artikel © 2008 KellyServices Indonesia
Saduran © 2009 Arief Hendra Saptadi

Satu Tanggapan to “Manajemen Waktu yang Efektif”

  1. What’s Happening? » Blog Archive » Buat Website Mudah » Manajemen Perusahaan : Manajemen Pembenahan … Says:

    […] Manajemen Waktu yang Efektif « Lembaran Harian Arief […]

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: