11 Kiat Pendelegasian Tugas Secara Efektif

Artikel saduran berikut ini menjelaskan bagaimana cara mendelegasikan tugas secara efektif, untuk tidak “menangani semuanya seorang diri” atau malah terkesan “melemparkan tugas”. Diangkat dari salah satu artikel di dalam CD promosi MS Office 2003 “Become an Office Hero”, saya menyuguhkannya untuk anda. Semoga berguna.


Jika anda memiliki masalah untuk melepaskan tugas-tugas yang biasanya dikerjakan sendiri di masa lalu, maka pertumbuhan departemen anda bisa tersendat. Jika anda bertekad untuk mengetahui seluk-beluk setiap urusan walau bagaimanapun rumitnya itu, atau menghadiri setiap rutinitas rapat untuk memberikan keputusan akhir, maka kesempatan-kesempatan yang ada tidak akan terkejar.

Jika anda menginginkan perkembangan di suatu bagian, anda akan membutuhkan suatu perubahan dari hari-hari penuh kendali sebagai seorang pendiri perusahaan atau anggota staf pendiri menjadi seorang manajer yang merasa nyaman untuk menyerahkan kekuasaan dan tanggungjawab kepada rekan-rekan bawahan yang terpercaya.

Sebelum menyerahkan kendali, berikan suatu kesempatan untuk meninjau kembali tugas-tugas dan seluruh tanggungjawab yang ada. Mulailah dengan membuat suatu daftar untuk mengenali tugas-tugas yang saat ini anda kerjakan, yang bisa ditangani oleh orang lain atau hapuskan saja dari daftar. Anda tidak dapat memulai menyerahkannya sebelum memiliki suatu penilaian yang jelas mengenai kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan anda.

Fokuskan pada pekerjaan dimana anda saja yang dapat mengerjakannya, dan berikan tanggungjawab penyelesaian untuk tugas-tugas lainnya ke bawahan. Ingatlah bahwa saat anda mendelegasikannya, aturan pertamanya adalah kepastian – jangan terus-menerus menebak, bawahan mana yang cocok untuk mengerjakannya.

Berikut ini beberapa kiat pendelegasian secara efektif:

  1. Tahan ego anda.

    Hindari bangga dengan diri sendiri. Jangan katakan pada diri sendiri bahwa tak seorang pun mengerjakan segala sesuatu sebaik anda dan tidak ada orang yang bekerja lebih keras atau lama dibandingkan anda. Sebenarnya di luar sana ada banyak orang yang lebih tahu daripada anda.
  2. Serahkan tugas secara bertahap.

    Jangan terburu-buru untuk mendelegasikannya. Meski anda memiliki staf yang siap menanggung beban kerja, menyerahkan seluruh tugas secara sekaligus tidak akan membuahkan hasil. Tugas-tugas yang ada harus diserahkan secara bertahap, sehingga baik anda maupun rekan anda dapat saling menyesuaikan diri terhadap peran-peran baru.

  3. Jangan suka “memilih-milih”

    Pilihlah rekan kerja yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas, dan bukanlah (semata-mata) seorang teman akrab atau pegawai yang disukai.

  4. Perjelas maksud anda.

    Komunikasikan harapan-harapan dan tujuan-tujuan anda terhadap rekan bawahan. Jelaskan apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikannya, namun jangan memberikan instruksi yang mendetil tentang cara pengerjaannya.

  5. Buat satu prosedur untuk meninjau hasil-hasilnya.

    Anda dapat memilih untuk meninjau kemajuan saat sarapan pagi di kantor sekali seminggu atau dalam sebuah laporan formal bulanan. Tetaplah konsisten dengan prosedur tersebut sesudah anda menciptakannya.

  6. Mintalah masukan-masukan.

    Dapatkan saran dari rekan bawahan, demikian pula ide-ide dia tentang cara pencapaian tujuan bisnis yang diinginkan – dari sini anda bisa mempelajarinya.

  7. Perkenalkan secara formal wakil/deputi anda ke pegawai lainnya.

    Biarkan semua orang di departemen anda mengenal wakil/deputi yang akan mengemban tugas anda, dan jelaskan apa saja yang dia akan kerjakan.

  8. Jangan memberikan tugas, kemudian mengambilnya kembali.

    Tetaplah konsisten mengenai otoritas yang anda delegasikan.

  9. Jangan mengkritik di tengah kerumunan orang banyak.

    Berikan kritik secara empat mata, pertemuan pribadi antara dua orang untuk memberikan umpan balik. Lalu tawarkan cara tertentu yang lebih “positif” untuk membenahi masalah yang muncul. Jangan sekedar memasukkan ke dalam daftar orang-orang yang selama ini telah mengecewakan anda.

  10. Jangan “melempar” tugas, namun delegasikanlah.

    Don Dymer, mantan inspektur polisi Scotland Yard, yang memiliki bisnis perekrutan tenaga kerja, mengatakan “Anda harus menguatkan orang-orang dan memberikan mereka status. Anda tidak bisa sekedar melempar tugas ke orang-orang dengan sikap seolah-olah anda tidak ingin terganggu dengan adanya tugas tersebut, sehingga anda menyuruh orang lain mengerjakannya”

  11. Delegasikan namun atur juga prioritasnya.

    Departeman-departemen yang berkembang pesat seringkali sedemikian terfokus pada penanganan berbagai tanggungjawab baru yang tidak ada seorangpun saat itu yang sedang bertugas mengerjakannya. Aturlah misi dan agenda untuk departemen anda dan jagalah semuanya tetap pada jalurnya. Cuma kebijakan pendelegasian kerja yang dapat mewujudkannya.

Seiring proses belajar bagaimana mendelegasikan dengan baik, cobalah untuk tidak menuding siapa pun. Tidak ada departemen yang mampu sukses di dalam lingkungan yang menghukum suatu “uji coba” atau karena “sekedar berbekal rasa percaya”. Meski kelihatannya nyata, dalam sehari-harinya, kemauan untuk mengambil resiko secara alami pada akhirnya berarti akan banyak menemui banyak kebuntuan sebelum menghasilkan berbagai terobosan. Bagaimana cara anda dalam menghadapi kegagalan dan bagaimana anda dapat memotivasi para pegawai untuk membenahi dan mengawalinya lagi, akan membuat suatu perbedaan antara sebuah departemen yang memotivasi inovasi dan departemen yang stagnan.

Solusi untuk mengatasi daftar tugas yang semakin menumpuk adalah dengan memberikan kepercayaan pada orang-orang yang anda pekerjakan dan dengan memberikan setiap pegawai suatu tanggungjawab yang sebanding. Para manajer yang terampil (atau terbiasa mengerjakannya sendiri), dan cenderung untuk mendikte, tidak akan mudah beradaptasi dengan pola kerja semacam ini. Tapi dengan cara demikianlah, berbagai departemen – dan bisnis – berkembang menjadi lebih baik dan lebih menguntungkan.

Sumber:
Joanna L. Krotz, John Pierce, dan Ben Ryan, “Delegate decisively“. (Microsoft Small Business Kit). Everyday Office – Practices for Everyday Office User. Become An Office Hero – Promotional CD. Microsoft Corporation. 2006.



Artikel : © 2006 Joanna L. Krotz, John Pierce, dan Ben Ryan, Microsoft Corporation.
Saduran : © 2008 Arief Hendra Saptadi.
Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang. Dilarang menyalin sebagian atau seluruh isi naskah tanpa ijin tertulis dari Penulis/Penyadur.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: